خدمات MICE في الأردن والخارج
تقدم «بلازا هوليدايز» الدعم لمجموعات MICE داخل الأردن وخارجه، حيث تساعد الشركات ومنظمي الفعاليات والمؤسسات على التخطيط للاجتماعات ورحلات الحوافز والمؤتمرات والرحلات المتعلقة بالمعارض. وسواءً كان المشاركون قادمين إلى الأردن، أو يعقدون اجتماعات محلية، أو مسافرين إلى الخارج، فابدأ بتحديد الهدف التجاري والوجهة والتواريخ ومتطلبات المجموعة. فهذه التفاصيل هي التي تحدد شكل الفعالية وترتيبات السفر ونطاق الدعم المقدم.
هذه الصفحة مخصصة لفرق الشركات والمخططين المحترفين والجمعيات والمؤسسات التي تبحث عن خيارات لتنظيم برنامجها القادم. استخدمها لتحديد الخدمات التي تحتاجها مجموعتك، والتعرف على خيارات الوجهات، وإعداد موجز واضح. لمناقشة متطلباتك، اطلب عرضًا خاصًا بفعاليات MICE من Plaza Holidays.
ما هي خدمات MICE؟
يُشير مصطلح «MICE» إلى الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض. وهو يجمع بين الفعاليات التجارية والسفر الجماعي في عملية تخطيط واحدة. وقد يتضمن البرنامج اجتماعًا إداريًا محليًّا، أو مؤتمرًا يتضمن الإقامة، أو رحلة تحفيزية للموظفين، أو ترتيبات السفر لوفد يحضر معرضًا في الخارج.
يعتمد النطاق المناسب على الجهة المنظمة للحدث. فقد تحتاج المنظمة التي تستضيف مؤتمراً خاصاً بها إلى تنسيق مكان انعقاد الحدث وتنظيمه، إلى جانب ترتيبات الإقامة. أما الشركة التي تشارك في معرض تجاري قائم، فقد تحتاج في المقام الأول إلى تذاكر الطيران والفنادق وخدمات النقل. وقد تكون الوكالة قد تولت بالفعل إدارة المفهوم الإبداعي، وتحتاج إلى دعم في الوجهة لجزء محدد من عملية التنفيذ.
| البرنامج | الغرض المعتاد | الأسئلة التي يجب حلها أولاً |
|---|---|---|
| الاجتماعات | القرارات، أو التدريب، أو الاستراتيجية، أو مناقشة الأطراف المعنية | ما هي متطلبات المجموعة من حيث تخطيط الغرفة وساعات العمل والخصوصية؟ |
| الحوافز | التقدير، وتبادل الخبرات، وبناء العلاقات | من هم المشاركون، وما الذي سيجعل هذه الرحلة ذات مغزى؟ |
| المؤتمرات | التعلم، وبناء شبكة العلاقات، والتبادل المهني | من الذي يتولى تحديد جدول الأعمال، وتنسيق الاتصالات بين المندوبين، ومتطلبات مكان انعقاد الاجتماع؟ |
| المعارض | مشاركة العارضين، أو تطوير الأعمال، أو بناء شبكة علاقات في القطاع | هل تتعلق المهمة بالحضور أم بتنسيق السفر أم بدور أوسع نطاقًا في تنظيم الفعالية؟ |
تخطيط الاجتماعات لفرق الشركات والمؤسسات
يبدأ الاجتماع المثمر بجدول الأعمال. فمناقشات مجلس الإدارة وورش العمل التدريبية واجتماعات المبيعات الإقليمية والعروض التقديمية للعملاء تتطلب متطلبات مختلفة من حيث المساحة والجدول الزمني. اختر القاعة بناءً على العمل الذي يتعين على المشاركين إنجازه، ثم قم بتنسيق أمور السفر والضيافة وفقًا لهذا الإطار.
في حالة ورشة العمل القائمة على النقاش، تأكد من أن المشاركين يمكنهم رؤية بعضهم البعض وسماع بعضهم البعض. أما في حالة العرض التقديمي، فقم بتقييم وضوح الشاشة، والميكروفونات، والانتقال بين المتحدثين. وقد يتطلب الاجتماع الذي يتضمن معلومات سرية أيضًا وصولاً خاضعًا للرقابة ومنطقة منفصلة للمحادثات الخاصة.
يرجى ذكر عدد الحاضرين، والتصميم المفضل، ومدة الجلسة، واحتياجات الجلسات الفرعية في موجزكم. كما يرجى تضمين أوقات تقديم الطعام، ومتطلبات اللغة، وأي معدات سيحضرها المتحدثون. وعندما ينضم زملاء دوليون، قد تؤثر جداول وصولهم وفروق التوقيت على الجلسة الافتتاحية.
فيما يتعلق بالاجتماعات السكنية، يجب التمييز بين وقت العمل والوقت الاجتماعي الاختياري. فالجدول الزمني الواقعي يتيح للمشاركين متسعًا من الوقت للتسجيل والاستعداد والراحة. ولا يُعد الفندق الأكثر جاذبية بالضرورة المكان الأنسب لعقد الاجتماع: فقد تكون توزيع الغرف وتنسيق الخدمات وسهولة الوصول عوامل أكثر أهمية من المظهر الخارجي.
رحلات الحوافز واللقاءات المؤسسية
تُعد الرحلة التحفيزية وسيلة لتكريم مجموعة ما من خلال تجربة سفر مشتركة. أما رحلة الاستجمام المؤسسية، فعادةً ما تجمع بين العمل وقضاء وقت بعيدًا عن بيئة المكتب اليومية. وتتميز كلتا الرحلتين بوجود هدف واضح، لكن جداولهما الزمنية يجب أن تعكس توقعات مختلفة.
فيما يتعلق ببرنامج الحوافز، حدد من سيتم تكريمه وما الذي يجب أن تعبر عنه المكافأة. فقد يقدّر المشاركون تجربة ثقافية، أو إقامة مريحة في منتجع، أو برنامج رحلة متنوع. تجنب الافتراض بأن كل ضيف يرغب في أنشطة تتطلب جهدًا بدنيًا أو جدولًا مزدحمًا من الصباح حتى المساء.
يحتاج أي برنامج تدريبي إلى تحقيق توازن مناسب بين الجلسات المركزة والتفاعل غير الرسمي. يجب تنظيم الأنشطة بما يتناسب مع أهداف الفريق والوقت المتاح ومستوى قدرات أعضائه. وينبغي أن تتيح خيارات أنشطة بناء الفريق مشاركة فاعلة، بما في ذلك توفير بدائل للأشخاص الذين لا يستطيعون المشاركة في نشاط معين.
يرجى وصف الملف الشخصي للمشارك وتفضيلاته فيما يتعلق بالغرف ومستوى الضيافة المتوقع عند طلب الخيارات. وفي حالة وجود شركاء أو ضيوف مرافقين، يرجى توضيح الأنشطة والتكاليف التي تندرج ضمن برنامج الشركة. تساعد هذه القرارات في الحفاظ على ملاءمة برنامج الرحلة المقترح ووضوح الميزانية.
المؤتمرات وتنسيق شؤون المندوبين
يربط التخطيط للمؤتمرات بين البرنامج ومكان انعقاده وتجربة المشاركين. وقد يتضمن جدول الأعمال جلسة رئيسية وورش عمل متزامنة وفترات استراحة للتواصل وحفلًا مسائيًّا. ويؤثر كل انتقال من مرحلة إلى أخرى على المساحة المتاحة وتوزيع الموظفين وحركة الأشخاص.
قم بإعداد قائمة بالمتطلبات قبل مقارنة الأماكن. احرص على تضمين العدد المتوقع للحضور، وتصميمات المقاعد، وغرف الاجتماعات الفرعية، ومتطلبات العروض التقديمية، والمساحات المخصصة للتسجيل أو التواصل. يجب أن تتوافق السعة المعلنة للقاعة مع الترتيب المقصود؛ فسعة القاعة المخصصة لحفل استقبال يقام فيه الحضور واقفين لا تعني بالضرورة أنها مناسبة لعقد مؤتمر يجلس فيه الحضور.
حدد بوضوح توزيع المسؤوليات بين مؤسستك ومكان انعقاد الفعالية وأي موردين للحدث. يجب أن يكون لكل من دعوات المتحدثين، وأنظمة التسجيل، والتواصل مع المشاركين، والترجمة الفورية، والإنتاج الفني، مسؤول محدد إذا كانت هذه العناصر تشكل جزءًا من الفعالية. تأكد من تضمين الدعم المطلوب في العرض المقدم، بدلاً من الافتراض بأن كل المهام مدرجة بالفعل.
بالنسبة للمندوبين القادمين من عدة بلدان، يتطلب التخطيط للإقامة والنقل وضع جدول زمني مشترك. فقد تؤثر أوقات الوصول المختلفة على عملية التسجيل وترتيبات الوجبات والجلسة الأولى. لذا، يجب تخصيص فترة زمنية كافية بين الوصول والمشاركة، خاصةً عندما يكون للمتحدثين دور حاسم في البرنامج.
المشاركة في المعارض والرحلات التجارية الجماعية
يختلف حضور المعرض عن تنظيمه. فقد يتطلب وفد شركة يزور معرضًا تجاريًّا تنسيقًا للسفر، والإقامة بالقرب من مكان المعرض، ووسائل نقل تتناسب مع جدول المعرض. كما قد يكون لدى العارض اجتماعات مع الموردين أو التزامات ضيافة خارج ساعات العمل الرسمية.
أبلغ شركة «بلازا هوليدايز» ما إذا كانت مجموعتك تتألف من زوار أو عارضين أو متحدثين أو مزيجًا منهم. حدد تكاليف السفر التي يتم تمويلها مركزيًّا وتلك التي يتكفل بها المشاركون بأنفسهم. فهذا يساعد على الفصل بين الخطة الجماعية المشتركة والتمديدات والتفضيلات الفردية.
إذا كان مشروعك يتضمن إنشاء الأكشاك، أو الشحن، أو الإجراءات الجمركية، أو الأعمال الفنية المتخصصة، فيرجى تحديد هذه المتطلبات بشكل منفصل والتأكد من الجهة المسؤولة عنها. فلا ينبغي افتراض أنها تشكل جزءًا من خدمات دعم السفر الخاصة بالمعرض. وبالمثل، يجب التحقق من ترتيبات المنظم فيما يتعلق بتذاكر دخول الفعالية وتسجيل العارضين.
فعاليات MICE في الأردن للمجموعات المحلية والدولية
يمكن اعتبار الأردن وجهة مناسبة لعقد اجتماعات الشركات والمؤتمرات وبرامج الحوافز، مع توفير مزيج متنوع من الجلسات العملية والتجارب السياحية. وتُعد موارد «هيئة السياحة الأردنية» الخاصة بالمؤتمرات والفعاليات نقطة انطلاق رسمية للبحث عن الوجهات. ومع ذلك، فإن وضع برنامج عملي يتطلب التحقق من توفر الأماكن المناسبة في الوقت الحالي ووضع جدول زمني يتناسب مع احتياجات مجموعتكم.
بالنسبة للمنظمات الموجودة بالفعل في الأردن، قد تتعلق القرارات الرئيسية بالموقع، ووسائل النقل، وما إذا كان المشاركون بحاجة إلى المبيت. وقد يختلف نموذج تنظيم ورشة عمل محلية اختلافًا كبيرًا عن نموذج تنظيم مؤتمر يضم متحدثين من الخارج وعدة مجموعات قادمة من خارج البلاد.
بالنسبة لمنظمي الفعاليات الدولية، يجب تحديد كيفية وصول المشاركين، وأماكن إقامتهم، وكيفية تنقلهم بين مواقع البرنامج. كما يجب مراعاة المتطلبات المتعلقة باللغة، وإمكانية الوصول، والاحتياجات الغذائية في مرحلة مبكرة. وينبغي تقييم وثائق السفر الخاصة بالمشاركين الفعليين، بدلاً من التعامل معها كقاعدة واحدة تنطبق على الوفد بأكمله.
مقارنة بين الوجهات السياحية في الأردن
الجدول أدناه يمثل نقطة انطلاق للتخطيط، وليس تأكيدًا على أن كل مكان أو نشاط متاح في التواريخ التي حددتها. يرجى تقييم العقار المقترح والمسار وترتيبات التشغيل قبل اختيار الموقع.
| الوجهة | اتجاهات البرنامج التي يجب استكشافها | الاختبارات العملية |
|---|---|---|
| عمان | الاجتماعات والمؤتمرات التي تُعقد في المدينة وزيارات أصحاب المصلحة | الوصول إلى مكان الفعالية، وموقع الإقامة، والتنقل بين المواعيد |
| البحر الميت | المؤتمرات السكنية، والخلوات، والبرامج التي تُقام في المنتجعات | حجوزات الغرف، وتخطيطات قاعات الاجتماعات، وخدمات النقل للمجموعات عند وصولها |
| العقبة | رحلات الحوافز والإقامات المؤسسية التي تتضمن أوقاتًا ترفيهية | مسارات الرحلات، ومرافق الاجتماعات، ومدى ملاءمة الأنشطة الاختيارية |
| البتراء | التجارب الثقافية ضمن برنامج رحلة الحوافز | متطلبات المشي، وتخصيص الوقت، وترتيبات المبيت |
| وادي رم | تجارب الصحراء ضمن برنامج جماعي | وسائل النقل، ومرافق الإقامة، وإمكانية الوصول، والخيارات البديلة في حالة سوء الأحوال الجوية |
احرص على أن يكون مسار الرحلة سهل التنظيم. فقد تؤدي إضافة عدة وجهات إلى زيادة الوقت المستغرق في إجراءات تسجيل الوصول وحزم الأمتعة والانتقال بين الأماكن. وقد يكون من الأفضل لمؤتمر يتضمن فترة تمديد قصيرة أن يكون مسار رحلته أبسط مقارنة برحلة تحفيزية مخصصة. قارن بين التجربة المكتسبة والوقت الذي يستغرقه السفر.
برامج MICE الدولية من الأردن
كما تتولى شركة «بلازا هوليدايز» تنظيم رحلات مجموعات «MICE» خارج الأردن. وبالنسبة للشركات والمؤسسات التي تتخذ من الأردن مقراً لها، قد يشمل البرنامج الخارجي رحلة تحفيزية أو اجتماعاً إقليمياً أو مؤتمراً دولياً أو وفداً لحضور معرض. وينبغي أن تتناسب الوجهة مع الغرض من الرحلة وخصائص المشاركين والقيود المفروضة على السفر.
ابدأ بمتطلبات الفعالية بدلاً من الصورة المثالية للفندق. إذا كانت الأولوية هي حضور مؤتمر محدد، فإن تواريخ الفعالية المعلنة ومكان انعقادها هما اللذان يحددان خطة السفر. أما بالنسبة لرحلة الحوافز، فيمكن أن يكون اختيار الوجهة أكثر مرونة، مما يسمح لبرنامج الرحلة بأن يعكس اهتمامات المجموعة والوقت المتاح.
قارن بين مسار الرحلة، والإقامة، ووسائل النقل المحلية، وعدد الأيام التي يمكن الاستفادة منها معًا. فقد لا يؤدي انخفاض سعر الغرفة إلى تحسين القيمة إذا كانت رحلات الربط تقلل من وقت المشاركة أو تتطلب ليالٍ إضافية. اطلب الحصول على خيارات على نفس الأساس حتى تكون الفروق واضحة.
تأكد من تغطية الوجهة وترتيبات التسليم المقترحة الخاصة بمهمتك المحددة. استفسر عن الخدمات التي تنسقها «بلازا»، والموردين المحليين المشاركين، والمسؤول عن تقديم المساعدة خلال البرنامج. يجب تحديد الدعم المقدم لفعاليات MICE في الخارج خصيصًا لهذه المهمة، بدلاً من افتراض أنه سيكون متطابقًا في كل بلد.
السفر الجماعي، والإقامة، والخدمات اللوجستية للفعاليات
يجب أن تتوافق خطة السفر مع الجدول الزمني للحدث. فالجدول الزمني العملي الجيد يربط بين مواعيد الوصول، وعمليات النقل، وتسجيل الوصول في الفندق، والجلسات، والوجبات، ومواعيد المغادرة. كما يحدد الأشخاص الذين يجب إخطارهم عند حدوث أي تغيير.
الرحلات الجوية وتخطيط الوصول
قد ينطلق أعضاء المجموعة من مدينة واحدة أو من عدة أسواق. يرجى تحديد تواريخ السفر المفضلة، ورحلات الربط المقبولة، وأي متحدثين أو مسؤولين تنفيذيين يؤثر وصولهم على سير البرنامج. وللاطلاع على متطلبات حجز التذاكر بشكل أوسع، يرجى مراجعة خدمات حجز تذاكر الطيران التي تقدمها شركة «بلازا هوليدايز» إلى جانب موجز الفعالية.
احرص على الاطلاع على شروط الأسعار ومواعيد الحجز النهائية عند تقييم خيارات السفر. لا يضمن خط السير الأولي حجز المقاعد. تأكد من حالة الحجز والشروط المتفق عليها قبل إبلاغ المشاركين بالترتيبات النهائية.
متطلبات الإقامة وتوزيع الغرف
يرجى تحديد عدد الغرف، وتفضيلات الإقامة، وتواريخ الإقامة، وأي معايير إقامة تتطلبها مؤسستكم. يرجى تضمين حالات الوصول المبكر والمغادرة المتأخرة والضيوف المرافقين. يرجى تأكيد ما إذا كان يتم تقييم قاعات الاجتماعات وأماكن الإقامة كحزمة واحدة أم بشكل منفصل.
استفسر عن كيفية التعامل مع التغييرات في قائمة النزلاء، وتصحيح الأسماء، والليالي الإضافية. احرص على جمع المعلومات الضرورية للحجز فقط، وقم بمشاركة تفاصيل المشاركين عبر القنوات المتفق عليها. يجب أن تصل طلبات تيسير الوصول والطلبات الغذائية إلى مقدم الخدمة المعني في الوقت المناسب لتقييمها.
التحويلات والتغييرات في البرامج
يعتمد تخطيط النقل على أنماط الوصول، والأمتعة، وحجم المجموعات، وجدول فعاليات الحدث. تحقق من المكان الذي سيستقل فيه المشاركون وسائل النقل الخاصة بهم، وكيفية التعامل مع مجموعات الوصول المختلفة، ومن يتولى إبلاغهم بالتغييرات. بالنسبة للفعاليات التي تُقام خارج الموقع، اتفق على نقاط الالتقاء وترتيبات العودة قبل انطلاق الحدث.
تجنب وضع برنامج يعتمد على تنقلات مترابطة بشكل وثيق دون ترك مجال للتأخير. وفي الحالات التي تكون فيها الأنشطة في الهواء الطلق أو تعتمد على ظروف التشغيل، ناقش بديلاً لا يزال يحقق هدف المجموعة.
كيفية إعداد وتطوير موجز فعاليات MICE الخاص بك
إن وجود موجز واضح يسهل مقارنة المقترحات ويقلل من الحاجة إلى تكرار طلب التوضيح. ولا يلزم أن يتضمن كل التفاصيل النهائية، لكن يجب أن يميز بين المتطلبات المؤكدة والتفضيلات المرنة.
- حدد الهدف. اشرح ما ينبغي أن يحققه الاجتماع أو المؤتمر أو الرحلة، وكيف ستقيّم مدى نجاحه.
- صف المشاركين. اذكر العدد التقديري للمندوبين، والأسواق التي ينتمون إليها، ومتطلبات الإقامة واللغة أو التسهيلات الخاصة بهم.
- حدد الإطار الزمني. حدد التواريخ المحددة، والبدائل المقبولة، والوقت المتاح للسفر والمشاركة.
- صف النطاق. حدد متطلبات السفر، ومكان انعقاد الفعالية، والإقامة، والتموين، والأنشطة، والتنسيق. حدد المهام التي سيتولى فريقك تنفيذها.
- حدد أساسًا للميزانية. حدد نطاقًا حيثما أمكن، ووضح ما إذا كانت تذاكر الطيران والمصروفات الشخصية تدخل ضمن هذا النطاق أم لا.
- قارن وتحقق. راجع الخيارات والافتراضات والاستثناءات والمسؤوليات قبل الموافقة على البرنامج.
قبل التسليم، قم بمواءمة جدول الأعمال وجدول السفر في نسخة عمل مشتركة. حدد الشخص المخول بالموافقة على التغييرات وجهات الاتصال اللازمة للأسئلة التشغيلية. فالتحديد الواضح للمسؤولية يساعد عندما يغير أحد الحاضرين خطط سفره أو عندما يحتاج البرنامج إلى تعديل.
ما الذي يحدد تكلفة برنامج MICE؟
تتوقف تكلفة أي فعالية مؤسسية أو برنامج تحفيزي على الموقع والتواريخ وعدد الحضور والإقامة ومتطلبات التنفيذ. ولا يمكن مقارنة اجتماع محلي ببرنامج إقامة في الخارج باستخدام نفس الرقم الإجمالي المحدد للفرد الواحد.
افصل التكاليف الثابتة للحدث عن التكاليف التي تتغير حسب عدد المشاركين. فقد تظل متطلبات قاعات الاجتماعات، وأعمال الإنتاج، وبعض مهام التنسيق قائمة حتى في حالة انخفاض عدد الحضور. أما تكاليف الإقامة والوجبات وبعض تكاليف السفر، فهي تعتمد بشكل مباشر أكثر على الأعداد المؤكدة.
بالنسبة للعروض المماثلة، اطلب تحديد التواريخ نفسها، وافتراضات الغرف، وخطة الوجبات، ونطاق الخدمة. تحقق من العملة، والرسوم المطبقة، وفترة الصلاحية، والاستثناءات. تأكد مما سيحدث في حالة تغير أعداد الحضور، وما هي الالتزامات التي يجب التعهد بها تجاه الموردين قبل معرفة الأعداد النهائية.
إذا كانت الميزانية المقترحة مرتفعة للغاية، فيجب إعادة النظر في الشكل أو المسار أو مستوى الإقامة أو العناصر الاختيارية، مع مراعاة هدف الفعالية. فقد تؤدي إزالة نشاط ما إلى الحفاظ على جوهر البرنامج بشكل أفضل مقارنة بتقصير مدة جلسات العمل أو وضع ترتيبات سفر غير عملية.
الأسئلة الشائعة حول خدمات MICE
هل تتولى شركة «بلازا هوليدايز» تنظيم رحلات مجموعات MICE داخل الأردن وخارجه؟
نعم. تتولى شركة «بلازا هوليدايز» تنظيم رحلات مجموعات MICE داخل الأردن وخارجه. ويعتمد اختيار الوجهة المناسبة وتوفير الدعم المطلوب على تفاصيل الفعالية. لذا، يرجى التأكد من نطاق الخدمة وترتيبات السفر ومسؤوليات التنفيذ الخاصة بالبرنامج المحدد قبل تقديم أي تعهدات للمشاركين.
هل يمكن لمنظمي الفعاليات الدولية طلب الدعم لمجموعة تزور الأردن؟
نعم. يمكن لمنظمي الفعاليات الدولية مناقشة متطلبات قطاع المؤتمرات والمعارض (MICE) في الأردن مع شركة «بلازا هوليدايز». يرجى إطلاعنا على أهداف الفعالية، وبلدان منشأ المشاركين، والتواريخ، والخدمات التي تحتاجونها. يرجى التمييز بين المهام التي تتولى وكالتكم إدارتها والدعم الذي تطلبونه من الجهة المضيفة.
ما الفرق بين السفر المؤسسي وفعاليات MICE؟
تغطي «السفر المؤسسي» متطلبات السفر لأغراض العمل، بما في ذلك الرحلات الفردية ورحلات الشركة المستمرة. أما «MICE» فتركز على الاجتماعات وبرامج الحوافز والمؤتمرات والمعارض، حيث تدعم ترتيبات السفر تحقيق هدف مشترك للحدث أو المجموعة. وتحتاج بعض المهام إلى كليهما.
ما هي الوجهة التي ينبغي أن نختارها في الأردن لتنظيم فعالية مؤسسية؟
اختر وفقًا لجدول الأعمال واحتياجات المشاركين وخطة السفر. قارن بين عمّان للبرامج التي تُقام في المدينة، والبحر الميت للبرامج السكنية، والعقبة للإقامات المؤسسية التي تتضمن أوقاتًا ترفيهية. ضع في اعتبارك البتراء ووادي رم كخيارات محتملة لتجارب الحوافز، رهناً بمدى ملاءمتها والترتيبات الحالية.
هل يمكن لبرنامج ما أن يجمع بين الاجتماعات وأنشطة الحوافز؟
نعم، يمكن أن يجمع برنامج العمل بين جلسات العمل والأنشطة التحفيزية. خصص وقتًا كافيًا لكل جزء وشرح أولويات البرنامج. يجب أن تكون الأنشطة ملائمة للمشاركين وأن تتناسب مع أوقات الوصول والجلسات وأوقات الراحة، بدلاً من أن تتعارض مع الوقت المخصص للاجتماعات الأساسية.
كم من الوقت مسبقًا ينبغي أن نبدأ التخطيط؟
ابدأ في التخطيط بمجرد أن يكون لديك هدف تقريبي، ونطاق زمني، وحجم المجموعة. تعتمد المدة الزمنية المناسبة على الوجهة، وتوافر المكان، ومتطلبات السفر، ومدى تعقيد البرنامج. ويكون التخطيط المبكر مفيدًا بشكل خاص في حالة وجود موعد محدد أو متطلبات متخصصة؛ فلا توجد مدة زمنية واحدة مناسبة لجميع الفعاليات.
ما هي المعلومات المطلوبة لإعداد عرض أسعار لخدمات MICE؟
يرجى تقديم معلومات عن مؤسستكم ونوع الفعالية والوجهة المفضلة والتواريخ والتقدير العدد المتوقع للمشاركين ونطاق الميزانية. أضف مدن المغادرة ومتطلبات الإقامة واحتياجات قاعات الاجتماعات والأنشطة المطلوبة. حدد التفاصيل التي تم تأكيدها وتلك التي لا تزال قابلة للتعديل حتى يمكن إعداد الخيارات على أساس واضح.
هل يتم تضمين تذاكر الطيران والإقامة والأنشطة تلقائيًا؟
لا. يجب أن تحدد عرض الأسعار الخدمات المشمولة والاستثناءات. تحقق من الرحلات الجوية، وليالي الإقامة، والوجبات، ووسائل النقل، ومرافق الاجتماعات، والأنشطة كل على حدة. يجب توضيح التمديدات الاختيارية، والمصروفات الشخصية، ومتطلبات الفعاليات المتخصصة، بدلاً من افتراض أنها مشمولة.
هل يمكننا طلب دعم لحضور مؤتمر أو معرض في الخارج؟
نعم. يرجى إطلاع شركة «بلازا هوليدايز» على تفاصيل الفعالية التي ينظمها المنظم، والوجهة، وتواريخ السفر، ومتطلبات المشاركين. ويجب التأكد من نطاق السفر والإقامة المطلوب بشكل منفصل عن التزامات القبول أو التسجيل أو التزامات العارضين، والتي قد تظل من مسؤولية مؤسستكم أو الجهة المنظمة للفعالية.
ناقش برنامج MICE القادم مع «بلازا هوليدايز»
سواء كنت تخطط لعقد اجتماع عمل في الأردن، أو تستقبل وفودًا دولية، أو تنظم رحلة لمجموعة إلى الخارج، فإن الخطوة الأولى المفيدة هي تقديم موجز واضح. أخبر شركة «بلازا هوليدايز» بمن سيشارك في الرحلة، وما الغرض من اجتماع المجموعة، وما هي القرارات التي تحتاج إلى المساعدة في تقييمها.
اتصل بشركة «بلازا هوليدايز» بخصوص برنامج «MICE» الخاص بك، مع ذكر التواريخ المفضلة لديك، والوجهة، والعدد التقديري للحضور، والخدمات المطلوبة. وللحصول على نظرة أوسع نطاقًا على خدمات السفر للأعمال ودعم الفعاليات، تفضل بزيارة صفحة «خدمات الشركات» المتوفرة.
